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中国科学院重庆绿色智能技术研究院ARP系统公文管理制度
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条 为规范我院ARP公文模块的管理,促进电子公文的高效运转,根据中国科学院有关规定,结合我院实际,特制定本管理制度。 

  第二条  我院电子公文的管理,适用于本制度。 

  第三条 综合办公室负责电子公文模块的日常管理、运行和维护,科研公共服务平台负责提供相关的技术支撑。 

  第四条  公文系统管理员为综合办公室文书管理员,其主要职责是与中科院ARP中心对接,协同科研公共服务平台相关人员,为公文在ARP系统中的正常流转提供基础配置并确保公文的正常运行。 

  第五条  ARP系统电子公文管理包括发文管理、收文管理、内部签批件管理、归档管理四个主要部分。 

  第六条  发文管理 

  (一)发文管理主要用于管理本单位对内和对外的发文。 

  (二)发文管理包括公文的拟制、审核、签发、盖章、发送,查询和统计等。 

  (三)部门工作人员有发文拟稿的权限。研究所工作人员无此权限。 

  (四)发文流程 

  公文的发文流程依次为公文的拟制、部门审核(必要时, 

  部门会签)、综合办核稿、主管院领导审核、院长签发、综合办公室复审、拟稿人复审。 

  1.公文的拟制 

  1)进入发文界面,点击公文管理,点左侧目录树下新建公文发文,根据行文规则,选择对应的文种,进入相关界面。 

  2)编辑基本信息。填写标题、主送单位、抄送单位(没抄送单位时不填)、拟稿意见。 

  3)编辑正文。在可编辑区域编辑正文(可编辑区,是“[   ]”括起来的区域),具体包括正文内容、发文机关署名、联系人(联系人在上行文和函中标注,下行文直接删掉)、附件编辑区。 

  4)上传附件。原则上,附件在正文的附件编辑区进行。若附件有图片,则将附件上传至上传附件中。 

  5)提交。拟稿人完成拟稿后,点击提交按钮,在弹出的流程图中,选择部门审核,将文件提交给所在部门负责人审核。 

  2.部门审核。部门负责人对文件内容进行修改审核,填写意见,点击提交按钮。若此公文需其它部门会签,则填写会签意见,点击会签,选择相应部门负责人,将文件提交至会签部门负责人;若此公文不需要其它部门会签,则点击核稿,将文件提交至核稿人。 

  3.综合办核稿。综合办核稿人员对文件的行文规则、内容、格式等进行核对后,点击提交按钮,选择主管院领导审核,提交至主管院领导。若主管院领导为院长,则选择院领导签发进行提交操作。 

  4.主管院领导审核。主管院领导审核文件后,填写办理意见,点击提交按钮,选择院领导签发后进行提交操作。 

  5.院长签发。院长审核文件进行签发后,点击提交按钮,选择综合办公室复审后进行提交操作。 

  6.综合办公室复审。综合办公室文书管理员对文件进行复审,包括取文号、盖章、选择发送单位、设置打印份数等,复审完毕后,点击提交按钮,选择拟稿人复审后进行提交操作。 

  7. 拟稿人复审。拟稿人对文件内容进行再次确认,无误后进行办结操作。 

  8.处理待办公文。待办公文可通过首页待办事宜待办公文下的待办发文进行查阅处理。 

  9.查询公文草稿。若公文拟制了一半,因故暂停工作,公文会自动保存到发文草稿中,打开公文管理公文草稿发文草稿,找到相应的文件,继续编辑。 

  第七条  收文管理 

  (一)收文管理主要用于管理由本单位外部来的文件。外来文件包括:系统来文(其他使用本公文管理系统的单位通过系统发送来的公文)和外来公文(未使用本公文管理系统的单位发送来的公文)两种。 

  (二)收文管理可完成收文的接收、登记、分发、批阅、办结以及收文处理情况的跟踪,查询和统计等。 

  (三)文书管理人员有收文的权限。其他人员有收文处理、收文查询的权限。  

  (四)收文流程 

  1.文书管理员收文。 

  文书管理员将首页系统来文中收到的系统来文 

  进行收文登记。对于非ARP来文,通过新建公文下的外来文件进行收文登记。 

  文书管理员选择传阅方式:阅件或办件(阅件:可同时发给多个人;办件:根据选择的顺序在参与人处依次流转),选择收文的阅办人,发送。 

  2.阅办。对于阅件,阅办人填写办理意见,点击阅毕按钮,该收文将返回给文书管理员;对于办件,阅办人填写办理意见,选择办文人员,点击发送按钮,该收文将按流程中已选择的阅办人流转。 

  3.办结。对于阅件,待所有阅办人阅毕后由文书管理员办结;对于办件,最后一个阅办人处理完毕后发送给文书管理员,方可办结。 

  第八条  内部签批件管理 

  (一)内部签批件管理主要用于管理本单位内部的非正式文件的草拟、审阅、查询等。 

  (二)内部签批件管理包含内部签批件拟稿、处理和办结,查询和统计等功能。  

  (三)全院人员均有拟制内部签批件的权限。 

  (四)内部签批件流程 

  1.拟稿人拟稿。拟稿人进入内部签批件拟稿界面,点击公文管理,点左侧目录树下新建公文内部签批件,填写标题,办理意见、编辑正文,上传相关附件。 

  2.拟稿人选择传阅方式与传阅人后点击发送:传阅方式分为阅件或办件(阅件:可同时发给多个人;办件:根据选择的顺序在参与人之间依次流转)。 

  3.阅办。对于阅件,阅办人填写办理意见,点击发送按钮,该收文将返回给拟稿人;对于办件,阅办人填写办理意见,点击发送按钮,该收文将按流程中已选择的阅办人流转。 

  4.办结。 

  对于阅件,可以不等待所有阅办人返回的情况下由拟稿人办结;对于办件,最后一个阅办人阅完发送给拟稿人,方可办结。 

  第九条  归档管理 

  (一)根据档案管理的有关规定,对发文管理、收文管理、内部签批件管理等管理过程所形成的正式公文和非正式公文进行归档前的整理工作。 

  (二)整理归档由文书管理员完成。 

  第十条  本办法由综合办负责解释,自印发之日起施行。 

    

    

 
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