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中国科学院重庆绿色智能技术研究院公文处理办法
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一章  总则 

  第一条  为做好重庆绿色智能技术研究院(以下简称“重庆研究院”)的公文处理工作,根据2012年《党政机关公文处理工作条例》和《中国科学院公文处理办法》(科发办字〔201286 号),结合院内实际情况,制定本办法。 

  第二条  本办法适用于重庆研究院各研究所、各部门。 

  第三条  重庆研究院公文是重庆研究院实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家、上级机关及我院的方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。 

  第四条  本办法对重庆研究院公文的种类、格式、行文规则,发文办理、收文办理,公文的撤销与废止,涉密公文注意事项,归档管理等作出了规定。 

  第五条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 

  第六条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 

  第七条  重庆研究院综合办公室(以下简称“综合办”)负责公文处理工作,并对全院的公文工作进行指导与监督。 

  第二章  公文种类 

  第八条  重庆研究院的公文种类主要有:  

  (一)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。  

  (二)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 

  (三)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。  

  (四)通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。  

  (五)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。  

  (六)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。  

  (七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。  

  (八)批复。适用于答复下级机关请示事项。  

  (九)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。  

  (十)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。  

  第三章  公文格式 

  第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。  

  (一)份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。  

  (二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。  

  (三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。  

  (四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加 “文件”二字组成。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。  

  (五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。  

  (六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。  

  (七)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。  

  (八)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。  

  (九)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。  

  (十)附件说明。公文附件的顺序号和名称。  

  (十一)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。  

  (十二)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。  

  (十三)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。 

  (十四)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。  

  (十五)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。  

  (十六)抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。  

  (十七)印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。  

  (十八)页码。公文页数顺序号。 

  第十条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。  

  第十一条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文,可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。  

  第十二条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面,根据实际需要确定。  

  第四章  行文规则 

  第十三条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。  

  第十四条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。  

  第十五条  向上级机关行文,应当遵循以下规则:  

  (一)原则上主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。 

  (二)重庆研究院向中国科学院请示和报告工作,应当以重庆研究院名义行文。 

  (三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。  

  (四)除上级机关负责人直接交办事项外,不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文,不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。  

  (五)受双重领导的机关向一个上级机关行文,必要时抄送另一个上级机关。  

  第十六条  重庆研究院各部门除综合办外不得对外正式行文。 

  第十七条  重庆研究院向地方政府行文一般应以函的形式,特殊情况可根据地方政府相关规定处理。 

  第五章  发文办理 

      第十八条  发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、用印、分发等程序。 

  第十九条  重庆研究院的发文流程为:拟稿→审核(部门负责人)→会签(公文内容涉及相关部门负责人)→核稿(综合办)→审批(主管院领导)→签发(院长或院长委托人)→复核(综合办文书)→取号(综合办文书)→印刷(发文部门)→盖章(综合办文书)→拟稿人复审→拟稿人分发。 

  (一)拟稿。 

  1.公文应符合国家的法律、法规及中国科学院有关规定。 

  2.主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼,字词规范,标点正确,格式规范,文种正确。 

  3.使用非规范化简称,应先用全称并注明简称。使用外文名称或其缩写形式应在第一次出现时注明准确的中文译名。 

  4.公文结构层次原则上不超过四层。层次序数符号为:第一层“一、”,第二层“(一)”,第三层“1.”,第四层“(1)”。 

  5.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。 

  6.拟制涉密公文,应根据实际需要确定密级。 

  (二)部门负责人审核。公文起草的提议部门负责人对公文进行审核。 

  (三)会签。若公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草部门必须征求相关部门意见,请其它部门负责人会签。 

  (四)核稿。核稿由综合办进行,核稿的重点是:1.行文理由是否充分,行文依据是否准确;2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策,是否完整准确体现发文机关意图,是否同现行有关公文相衔接,所提政策措施和办法是否切实可行;3.涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见;4.文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确,文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范;5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。 

  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草部门并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。 

  (五)审批。公文提议部门的主管院领导对公文进行审核。 

  (六)签发。由院长签发或院长委托人签发。签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。 

  (七)复核。领导签发后的发文清样印刷前,由综合办作全面复核。重点是:审批、签发手续是否完备;附件材料是否齐全;格式是否规范。如发现明显错漏或不当之处,应予改正。对内容有实质性改动的,应重新履行程序复审。 

  (八)取号。复核无误后,综合办文书根据公文代字统一编制文号,并对相关信息进行登记,登记信息包括文件标题、发文字号、发文日期、分送范围、印制份数、承办人。  

  (九)印刷。发文部门使用院统一印制的版式文件,印刷一定数量的公文。公文印制必须确保质量和时效。 

  (十)盖章。印制后的公文在综合办盖章,盖章应做到“骑年盖月”,清晰端正。 

  (十一)拟稿人复核。拟稿人对盖章后的公文进行再次核对。 

  (十二)拟稿人分发。拟稿人核对无误后,拟稿人根据公文的受理单位对公文进行分发。 

  第二十条  重庆研究院的非涉密发文审批在ARP系统中进行,涉密发文审批在重庆研究院特制的发文稿纸上进行。 

  第六章  收文办理 

  第二十一条  收文办理指对收到的公文的办理过程,包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办和答复等程序。 

  第二十二条  重庆研究院收文办理主要程序是:  

  (一)签收。凡发送至重庆研究院的公文,由综合办文书统一负责签收,其中亲启件需送收件人签收。综合办文书签收时,应对收到的公文逐件清点,核对无误后进行签收。未经综合办登记签收的公文,除急件外一般不予办理。 

  (二)登记。综合办文书对收到公文的主要信息和办理情况应当详细记载,登记内容包括收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、份数、密级、去向和办理情况等。 

  (三)初审。对收到的公文由综合办文书进行初审,初审的重点是:是否应当由本机关办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。 

  1.对于初审符合规定的公文,由综合办区分阅件和办件,按照阅件、办件分别编号登记。阅件编号为“科渝收阅-×号”,办件编号为“科渝收办-×号”。 

  2.经初审不符合规定的公文,由办文人员提出退文意见,综合办负责人批准后退回。退文时,将退文原因附在文件前面退回来文单位(部门)。 

  (四)承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文转有关部门办理。承办部门按照办理时限及时处理。  

  (五)传阅。根据工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。  

  (六)催办。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。  

  (七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。重要事项的办理结果应报主管院领导阅知。 

  第七章  公文的撤销与废止 

  第二十三条 公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。  

  第八章  涉密公文注意事项 

  第二十四条  涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。 

  第二十五条  涉密公文应当通过机要交通进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。  

  第二十六条  涉密公文签收后,保存于机要保密室。涉密公文的审阅在机要阅文室进行。  

  第二十七条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。 

  第二十八条  公文的密级需要变更或者解除的,由原确定密级的机关或者其上级机关决定。  

  第二十九条  涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文机关确定。 

  第三十条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。  

  第三十一条  涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。  

  第九章  归档管理 

  第三十二条  工作人员离岗离职时,所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。  

  第三十三条 需要归档的公文及有关材料,应当根据我院档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文,原件由主办机关归档,相关机关保存复制件。本单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职机关归档。  

  第三十四条 不具备归档和保存价值的公文,经批准后可以销毁。  

  第十章  附则 

  第三十五条  本办法由综合办负责解释,自印发之日起施行。2011720日发布的《重庆绿色智能技术研究院公文处理条例(试行)》(科渝发综办字201234号)同时废止。 

    

    

 
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