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中国科学院重庆绿色智能技术研究院基本建设项目档案建档规范
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条  定义及作用 

  基本建设项目是指经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。基本建设项目文件是基本建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、项目验收全过程中形成的文字、图纸、图表、声像等形式的全部文件。基建档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。 

  第二条  职责 

  (一)综合办公室负责建立健全基建档案管理相关制度,对基建档案进行收集、整理、保管和借阅。 

  (二)基建项目专员负责收集工程的所有文件材料,做到完整、准确、系统。整理完毕后,将基建档案向综合办公室档案管理人员移交。 

  第三条  归档范围 

  (一)项目从立项、实施到竣工交付使用全过程中形成的、具有保存价值的各种载体的文件,均应归档保存。 

  (二)归档范围和保管期限详见《中国科学院重庆绿色智能技术研究院基本建设项目文件归档范围及保管期限表》(附件1)。 

  第四条  归档要求 

  (一)归档文件应为原始件,不得擅自修改、剪贴或事后补制。 

  (二)永久或长期保存的项目文件应采用耐久性强的书写材料。 

  (三)文件必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁,利于长远保存。 

  (四)文件必须履行规定的签字盖章手续。文件图纸等必须与实物、实况相一致。 

  (五)录音、录像文件应保证载体的有效性,电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。 

  (六)归档的竣工图应逐张加盖竣工图章,履行签字手续。修改必须符合技术要求。有关的变更通知单和洽商记录均应归人相关的案卷内。 

  (七)各项基本建设项目在竣工时必须按照GB/T503282001《建设工程文件归档整理规范》的要求,编制竣工图。 

  第五条  立卷和整理 

  (一)立卷应遵循项目文件自然形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。一个项目由多个单项工程或单位工程组成时,项目文件应按单项工程或单位工程的文件多少组成若干案卷。 

  (二)为便于文件材料的组卷和归档后的管理,我院基建档案分为立项文件,建设用地、征地、拆迁文件,勘察、测绘、设计文件,工程管理文件,施工文件,监理文件,工艺、设备文件,涉外文件,竣工图,财务管理文件,项目后评价过程中形成的文件,声像材料等十二大类,详见《中国科学院重庆绿色智能技术研究院基建档案分类表》(附件2)。 

  (三)立卷方法。项目管理性文件按问题、保管期限组卷。勘察、设计文件按专业组卷。施工文件按单项工程的专业、阶段、工序组卷。如:土建工程,降水、护坡在前,验槽、垫层在后;钢筋工程、模板工程、混凝土工程的隐蔽及验收记录等文件可以分别按楼层、部位进行组卷。竣工图按专业组卷。监理文件按问题或文种组卷。设备文件按专业系统、台套等组卷。项目形成的会计档案应按会计档案管理制度整理组卷。 

  (四)立卷要求。案卷及卷内文件不应有重份,不同载体的文件应分别组卷。不同保管期限的文件一般应分别组卷,如确实密不可分,保管期限短的服从保管期限长的。项目档案保管期限分为永久、长期、短期,其中长期保管的档案其保管期限不得短于工程寿命。案卷密级分为秘密、机密、绝密三种。同一案卷内有不同密级的文件应以高密级为本卷密级。案卷整理不宜过厚。 

  (五)卷内文件排列。 

  1.管理性文件按问题、时间或重要程度排列。同一事项的请示和批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后,译文在前、原文在后的顺序排列。 

  2.施工文件按施工阶段、工序等进行排列。 

  3.竣工图按专业、图号顺序排列。 

  4.设备文件按依据性、开箱验收、随机资料、安装调试及运行维护等顺序排列。 

  5.既有文字材料又有图纸的案卷,一般按文字材料在前、图纸材料在后的顺序排列。 

  (六)案卷编目 

  1. 卷内文件页号的编写要求。卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷页号均以I开始,各卷之间不连续编号。单面页号书写在文件右上角;双面书写的文件,页号写在正面在右上角,背面在左上角;折叠后的图纸一律在右下角。成套图样或印刷成册的文件,自成一卷的,不必重新编号,可在卷内目录中的备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不编写页号。 

  2.卷内目录的编制要求。 

  1)卷内目录式样见附件3 

  2)序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从l依次标注。 

  3)文件题名:填写文件标题全称(如无标题可依据内容自拟标题) 

  4)原文编号:填写文件原有编号或图号。 

  5)编制单位:填写文件的直接形成单位和个人(责任者)。有多个形成单位或责任者时,选择两个主要形成单位或责任者,其余用代替。 

  6)编制日期:填写文件形成日期。 

  7)页次:填写文件在卷内所排列的起始号。最后一份文件填写起止号。 

  8)备注:填写需要说明的问题。 

  9)卷内目录排列在卷内文件之前。 

  3.填写卷内备考表 

  1)卷内备考表的式样见附件4 

  2)说明:填写卷内文件的件数、页数(照片的张数),注明与本卷有密切关系但不能保存在一起的文件或实物的互见号以及需要说明本案卷组卷质量和其他情况。 

  3)立卷人:负责本卷立卷的责任者。 

  4)审核人:本卷审定人。 

  5)备考表排列在卷内文件的尾页之后。 

  4.案卷封面的编制 

  1)案卷封面的式样见附件5  

  2)案卷封面的内容包括:分类号、档案馆号、档号、案卷题名、编制单位、技术主管、保管期限、起止日期、密级、归档日期。 

  3)分类号、档案馆号:分别填写国家分类号和国家给定该档案馆的编号,由档案馆填写。 

  4)档号:是依据建设单位提供的项目档案分类表,填写档案的项目代号、本单位分类号和案卷流水号。由建设单位综合档案室统一填写。 

  5) 案卷题名:填写项目(单项或单位工程)名称的全称和卷内文件组合内容的名称。应简明、扼要,反映卷内文件内容。 

  6)编制单位:填写案卷内文件形成单位或主要责任者。项目管理性文件和竣工验收文件的编制单位一般为建设单位;勘察、设计文件的编制单位一般为工程的勘察、设计单位;监理文件的编制单位一般为监理单位;施工文件的编制单位一般为施工单位。 

  7) 技术主管:填写编制本案卷的主要技术负责人。 

  8) 起止日期:填写案卷内全部文件形成的起止日期。 

  9)保管期限:填写组卷时划定的保管期限。 

  10)密级:填写卷内文件最高密级。 

  11)归档日期:填写项目档案正式移交(验收合格并认可)建设单位综合档案室的日期。   

  (七)案卷装订 

  1.案卷装具一般采用卷夹、卷盒两种形式。 

  2.案卷可采用装订与不装订两种形式,文字材料必须装订,图纸可不装订。既有文字材料又有图纸的案卷应装订,同一项目内案卷装订规律应统一。 

  3.文字材料装订以左齐、底齐为准,左侧20mm,采用三孔一线的装订方法。 

  4.不装订的图纸要按图号顺序排列好,按照手风琴式和A4号图幅(210mm×297mm)折叠,标题栏在右下角露出来,填写图纸目录一起装盒。 

  5. 装订时应去掉金属物,修补好破损的文件,装订线内有文字的文件要进行加边处理。 

  6.对不宜装订的特别重要的手稿、证件、声像材料、电子文件,可用盒、卷、袋或像册保管。声像材料和电子文件等应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行必要的标注。 

  (八)案卷排列 

  1.全部案卷根据项目档案分类表结合重要程度、建设阶段等进行系统排列,固定案卷先后顺序位置。 

  2.为每一个案卷编写档号。 

  第六条  移交 

  (一)勘察、设计单位在勘察、设计任务完成后,施工监理单位在工程竣工验收前,将各自形成的应归档的项目材料移交本所基建项目现场管理人员,移交材料时,应编制清单,并办理交接手续。 

  (二)基建项目现场管理人员应根据基本建设特点及本所基本建设项目文件归档范围收集该工程的所有档案材料,做到完整、准确、系统,并在该工程通过竣工验收后一个月内,拟写移交清单,将基建档案移交综合办公室档案管理人员。 

  第七条  附则 

  本制度由综合办公室负责解释,自印发之日起执行。 

 
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