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中国科学院重庆绿色智能技术研究院科研仪器设备档案建档规范
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条  定义及作用 

  科研仪器设备档案指科研仪器设备从购置、研制、改造、运行与管理到报废所形成的管理文件和技术资料等所有文件材料的集合。 

  第二条  管理职责 

  (一)科研公共服务平台职责:负责组织仪器设备使用单元将科研仪器设备自调研立项至验收的所有文件和技术资料的收集、整理,待设备验收完成后,将材料整理成设备档案,向综合办公室移交。 

  (二)综合办公室职责:负责指导、配合科研公共服务平台做好科研仪器设备的建档工作,做好设备档案的接收、保管和利用工作。 

  (三)仪器设备使用单元(指使用仪器设备的研究所、中心、科研公共服务平台)职责:负责收集仪器设备建档所需的自采购至验收的所有材料,进行初步整理,并向科研公共服务平台移交。按期将仪器设备运行维护年度报告等文件材料向科研公共服务平台移交等。 

  第三条  归档范围 

  (一)凡我院直接用于从事科研活动的仪器设备,固定资产价值在10万元人民币及以上的仪器设备必须建档。 

  (二)固定资产价值在200万人民币以上的科研仪器设备在验收后12个月内须向中科院档案馆报送设备档案目录备存。 

  (三)归档范围详见附件1 

  第四条  科研仪器设备文件材料的收集与积累 

  (一)科研公共服务平台是科研仪器设备文件材料的收集积累、汇总部门,应设有专()职人员集中管理本单位的设备文件材料 

  (二)从设备购置到设备验收(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均由科研公共服务平台负责收集、积累(科研仪器设备使用部门形成的相关文件材料并入科研公共服务平台),经整理、立卷后向综合办公室移交。 

  (三)科研公共服务平台负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、整理登记。 

  (四)综合办公室检查、指导设备管理专()职人员做好设备文件材料的积累工作。 

  (五)设备使用单元要认真做好设备到货前后、运行的文件材料形成、积累和归档工作,做好设备技术文件整理归档,为今后设备的使用、维修、改造做到动态跟踪管理。及时提交相关记录补充建档,确保设备文件的完整、系统、准确。 

  (六)设备文件材料须使用规定书写工具(毛笔、钢笔或签字笔)填写,字迹工整,图样清晰。 

  (七)设备文件材料归档保存时原则上应为原件。重要和经常使用的文件材料应酌加副本以便今后利用。 

  第五条  组卷要求 

  (一)设备档案的组卷应遵循其文件材料的成套性、完整性、真实性原则,组成一个或若干个案卷。 

  (二)将购置设备文件及管理文件放入首卷,其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度,依次系统排列。 

  (三)设备文件材料中的非纸质载体材料应归档,标明参见号。 

  (四)卷内的文件材料应按文字材料在前,图表在后的顺序排列。 

  (五)应拆除卷内文件中的金属物;用线装订;对破损的文件材料组卷时应及时进行修补。对存档资料中成册的、使用专用文件夹装订的资料,也可以保持原状。 

  (六)设备文件材料采用卷盒的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件的资料可装卷盒或按其自然状态保管。 

  (七)对按卷管理的设备档案组卷后应编写页号,凡有文字的页面均为一页,每卷页号从1开始编写,页号位置在非装订线一侧的上角;对按件管理的设备档案,每件应加装软卷皮,逐项认真填写并加卷内顺序号;对不装订文件装盒的归档材料,在每件文件右上角加盖上有档号、件号的戳记章,并逐项填齐内容。 

  (八)填写归档说明书(见附件3)、卷内文件目录(见附件4)和备考表(见附件5)。归档的案卷应填写归档说明书、卷内文件目录,可打印或使用规定书写工具正楷填写,字迹要工整、清晰,页面要整洁,不得涂改。案卷备考表中应写明本案卷图纸和文件材料的总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏、缺少情况加以说明。案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员及时在备考表上注明。 

  (九)准确填写案卷封面各个项目,案卷标题要简明、准确,字数控制在100个字符(50个汉字)以内。 

  (十)设备文件材料保管期限的确定原则:设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,保管期限定为与设备共存。 

  (十一)已建档的仪器设备在调出使用或办理报废手续的,其档案随设备调出或定期销毁。 

  (十二)设备档案的密级确定,除属科研部分的自制设备应随科研课题档案确定密级外,设备档案文件材料原则上不需确定密级。 

  第六条  设备档案的分类 

  (一)科研仪器设备档案分类表见附件2 

  (二)科研仪器设备的建档实行设备管理部门分类整理的原则。 

  第七条  移交 

  (一)在设备验收完毕投入使用后的2个月内进行归档。 

  (二)设备使用部门负责填写设备归档文件移交目录一式两份,将移交目录与归档材料送设备管理部门审查,设备管理部门审查其材料的完整性,并在移交目录上签字。 

  (三)设备归档材料通过设备管理部门的审查后,设备管理部门将材料整理完毕后,归档至综合办公室。综合办公室逐一清点,达到归档要求后,双方在移交目录(见附件6)上签字,移交目录各持一份备查。 

  第八条  设备档案归档后的补充完善 

  (一)设备管理部门和课题组应随时收集设备在使用和运行中形成的文件和工作记录,根据设备管理情况对档案进行必要的补充。 

  ()归档文件不多的,可归入相关的案卷内,填写卷内目录,并在卷内备考表中注明补充情况。归档文件较多的,可单独组卷编目,放在该设备档案适当的位置。 

  (三)对已归档的设备档案,一般不允许更改。如确需更改,设备使用者必须向设备管理部门提出书面更改申请,写明更改内容和理由,经批准后方可进行。未经批准,综合办公室室应予拒绝。 

  第九条  本制度由综合办公室负责解释。 

    

    

    

 
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