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中国科学院重庆绿色智能技术研究院名人档案建档规范
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条  定义 

  名人档案是指名人在长期的工作、学习和生活中形成的,具有保存、利用价值的不同载体的各种文字、图表、声像材料和实物。名人是指担任过中共中央委员、候补委员;全国人大副委员长、全国政协副主席、全国人大常委、全国政协常委;中国科学院院士;中国工程院院士;获国家最高科学技术奖者;对本院发展有重大贡献、重要影响者。 

  第二条  职责 

  (一)综合办公室负责对名人档案工作进行组织和协调,并对本院名人所在部门的文件材料收集、预立卷工作进行业务指导。负责向名人曾经工作、生活过的单位、部门收集档案材料以及对名人档案的整理、保管、利用等工作。 

  (二)名人所在部门秘书(或相关人员)负责对名人文件材料的收集及初步整理,名人在公务活动中形成的文件材料均由单位保存,名人本人及已故名人家属保存的名人材料在自愿的前提下归档保存。 

  第三条  收集与归档范围 

  (一)收集原则 

      名人在工作、学习和生活中形成的,真实反映其一生经历和贡献的、具有查考、利用价值的各种文字、声像等形式的文件材料均应收集归档。 

  1.名人在公务活动中形成的文件材料应交本单位归档。 

  2.同属于文书或科技档案归档范围的名人档案原件应保存在文书或科技档案,名人档案可存放复印件或标注互见号。 

  3.名人本人及已故名人家属保存的著作手稿和音像材料、各种奖状、证书、印章、聘书、字画、实物等,在自愿的前提下归档保存。 

  (二)归档范围 

  1.生平传记:自传、传记、年表、回忆录、口述材料、获奖及人才培养情况。 

  2.音像:参加国务或政务活动、院务活动、学术活动、外事活动、社会活动、家庭生活中重要的照片、影片、录音带、录像带等。 

  3.证书:奖状、证章、证书(荣誉证书、毕业证书、学位证书、科研成果获奖证书)、聘书、任命书、奖杯等。 

  4.信件:重要来往信件。 

  5.手稿:著作手稿、演讲稿、日记、工作笔记、亲自起草的报告、重要批示、考察记录、学习笔记、题词和为其他书籍撰写的前言、后记等。 

  6.著作:论文、论文集、专著、译著、正式出版的教材、科普读物等。 

  7.新闻报道:新闻媒体、内部刊物的采访及报道等材料。 

  8.逝世后形成的材料:唁电、悼词、追悼会签名册、纪念文章、纪念文集等。 

  9.其它:反映名人生活、爱好如诗歌、小说、字画、书法等与名人有关的具有保存价值材料。 

  第四条  分类与整理 

  (一)分类 

  名人档案一般采用问题一年度分类法,档案分类表详见附件。 

  (二)整理 

  名人档案应遵循名人文件材料的客观形成规律,保持文件材料之间的有机联系,真实地反映名人工作、学习和生活的历史面貌,以个人为立档单位,以“件”为单位进行整理,所有名人档案的保管期限均为“永久”。 

  第五条  归档与移交 

  (一)每年第一季度由综合办公室接收有关部门及兼职档案员初步整理的名人档案。 

  (二) 名人档案在名人去世20年后将档案移交院档案馆。 

  (三)名人因工作需要调离原单位,其名人档案仍归原建档单位所有。 

  第六条  保管及利用 

  (一)名人档案在由综合办公室在档案库房中专柜集中保管,专人负责,确保档案的安全。 

  (二)名人档案利用人须经综合办公室负责人批准方可借阅。不宜公开的需经名人本人,已故名人经其配偶、子女或合法继承人同意。 

  (三)名人本人或已故名人的亲属对其档案的利用范围有权提出意见,并对档案的利用享有优先权。 

  第七条  本制度由综合办公室负责解释,自印发之日起执行。 

    

 
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