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中国科学院重庆绿色智能技术研究院声像档案建档规范
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条  定义 

  声像档案指在各项工作和社会活动中直接形成、具有保存价值,并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录,包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的文字说明等。 

  第二条  职责 

  (一)综合办公室负责指导、监督、检查本单位声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作,负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。 

  (二)声像材料形成部门(或人)管理职责:接受综合档案室的业务指导和监督,负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。 

  第三条  归档范围 

  在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档,归档范围参见附件1 

  第四条  归档要求 

  (一)照片与底片应同时归档,归档的照片与底片影像一致。 

  (二)数码照片采用JPEGTIFF格式,图片大小JPEG格式不低于900kTIFF格式不低于10M. 

  (三)数码照片应为原始版,不能进行技术修改。数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套,一套供查阅利用,一套封存保管。 

  (四)归档的声像档案材料应在相应的设备上演示检测,做到图像清晰、声音清楚,载体材料无磨损、划伤,内容完整准确。若归档的声像材料支持格式为非常用软件,则必须向档案管理人员说明并将该专用软件一并归档。 

    第五条  分类和整理 

  (一)分类 

  我院声像档案分类表见附件2 

  (二)整理 

  1.声像材料在整理时应对其进行筛选和鉴别,选择声音、图像清晰、完整,体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。 

  2. 声像档案的保管期限参照与其相关的文书、科研、基建等类型的档案保管期限表确定;按照涉密程度标注密级,遵照国家相关保密规定执行。 

  3.胶片照片的整理。 

  1)按专题或事件进行组册,册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。 

  2)胶片照片档案材料的编号: 

  a.照片册号:在分类方案的最低一级类目下按照片册排列顺序进行编号。 

      b.照片号:由照片册号和册内照片张号组成。整理照片时应在每张照片的背面标注其照片号。 

      c.底片号:同一保管期限内底片的排列序号。底片号应写在胶片乳剂面边处。 

  (3) 照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)标准执行。 

  (4) 编制照片档案目录(见附件3),填写册内备考表(见附件4)。 

  4. 数码照片的整理 

  (1)数码照片的整理在分类方案的最低一级类目下按事件建立文件夹,存放一组联系密切的数码照片。 

  (2)对同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号,即数码照片号,由分类号-事件顺序号-照片顺序号组成。 

  (3)按归档年度刻制光盘,光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录(见附件5)、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型(CD-RDVD)等。 

  5. 其他载体声像档案的整理 

  (1)除胶片照片档案外,录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等载体的声像档案都要放入相应的载体盒内保存。 

  (2)拟写归档文字说明:录音带、录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长(时间)等事项;光盘等载体存储的声像档案材料应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者、光盘类型等事项;电影胶片()的文字说明应注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、密级、带长(时间)等事项。 

  (3)声像档案按载体类别-年度-保管实体顺序编号,即盒()号。 

  (4)填写每个保管实体的说明标签。标签贴于保管实体外盒的适当位置,并在每个保管实体上标明盒()号。 

  (5)除胶片照片档案外,包括录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等不同载体的声像档案分别编制档案目录(见附件6)。 

  第六条  移交 

  (一)凡在科研课题、基本建设、大科学工程项目等活动中同时产生的声像材料,应随项目归档时间一同归档。其它声像档案每个月月底向综合办公室移交。 

  (二)归档部门将整理好的声像材料与移交清单(见附件7)送交综合办公室检查验收,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。综合办公室在对声像档案进行质量检查后,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。 

  (三)声像材料是我院无形资产,任何个人不得私留、转移或任意销毁。 

  第七条  保管和借阅 

  (一)保管要求 

  1.声像档案按照不同载体类别分开排列保管。 

  2.声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外,应远离变压器、电动机、无线电装置等能够形成磁场的电器设备、设施。 

  3. 照片册、底片册、录音带、录像带、磁带、光盘等采用竖放保存方式,以防重压。 

  4.在永久保存的声像档案中,以数字形式存储的声像档案应多重备份,具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。 

    (二)检查维护 

  1.声像档案应定期检查,发现质量问题,需采取措施及时补救。 

  2.定期进行声像档案的倒带、复制和转存处理,录音带、录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年,每10年复制一次,光盘等数字存储载体保存的声像档案一般每满4年转存一次,原盘同时保留时间不少于4年。 

   3.声像档案未经鉴定和批准,任何部门不得擅自消磁和涂改;如需复制,应办理批准手续(除形成部门外) 

  4.原版声像档案不得外借。 

  第八条  本制度由综合办公室负责解释,自印发之日起执行。 

 
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