第一条  定义及作用 

　　（一）文书档案是指具有保存、利用价值，并已归档的文书材料。文书材料是在党群工作、行政管理和业务管理过程中形成的、以电子和纸制为主要信息记录方式的文件材料。 

　　（二）文书档案是机关工作活动的真实记录，是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和质量的必要条件，是维护我院真实面貌的一项重要工作。 

　　第二条  职责 

　　（一）综合办公室是文书档案的主管部门，负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》；检查验收本单位归档文件的质量，依据建档规范对文书档案进行整理编目；督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作；审定归档文件材料保管期限的划分。 

　　（二）各部门负责协助综合办公室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作；参与本部门归档文件材料保管期限的划分。 

　　（三）各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷；对部门归档文件进行整理、归档，并对部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。 

　　第三条  归档范围 

　　（一）凡属党、政、工、团工作，各部门在工作中办理完毕的具有考察和凭证作用的文书材料，包括收发文电及其他未经发表登记的文字材料（如会议纪要、总结计划；统计报表、调查报告等），均由承办部门整理后统一归档到综合办公室。 

　　（二）文书档案保管期限分为永久、长期(16—50年)、短期(15年以下)。 

　　（三）《中国科学院重庆绿色智能技术研究院归档范围及保管期限》见附件1。 

　　（四）《中国科学院重庆绿色智能技术研究院不归档范围》见附件2。 

　　第四条  归档质量要求 

　　（一）归档的文件材料应为原件，不得擅自修改或事后补制。 

　　（二）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，并与原件一并归档。 

　　（三）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 

　　（四）未翻译的文件，应译出中文标题，并附简短的内容提要。 

　　第五条  归档文件的分类与整理 

　　（一）归档文件的分类 

　　1.本院归档文件统一采用“年度—问题—保管期限”的方式进行分类。 

　　2.《中国科学院重庆绿色智能技术研究院文书档案分类表》见附件3。 

　　（二）归档文件的整理原则 

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。 

　　（三）归档文件的整理方法 

　　1.整理单位。归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一件，文件的定稿、草稿为一件；正文与附件为一件；文件与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式，一册(本)为一件。 

　　2.修整。有破损的文件，应对其进行修补；超大纸张需按A4纸张大小进行折叠，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。 

　　3.装订。归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；中文文本在前，外文文本在后；公文处理单在前，文件在后。 

　　4.排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内(这里“保管期限”即为最低一级类目)，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 

　　5.编号。归档文件依分类表和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。每份文件用铅笔在文件每页右上角编写页号。 

　　（1）全宗号：院档案馆给本单位的全宗编号。 

　　（2）年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 

　　（3）保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 

　　（4）件号：文件的排列顺序号。   

　　（5）问题分类：作为分类类目的问题名称，或其规范化简称。 

　　6.编目。归档文件依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录式样见附件4。 

　　（1）件号：填写室编件号。 

　　（2）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人。 

　　（3）文号：文件的发文字号。 

　　（4）题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可依据文件内容自拟标题，标题外加“[]”号。 

　　（5）日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。 

　　（6）页数：每份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 

　　（7） 备注：注释文件需说明的情况。(如某份文件需说明的内容较复杂，目录备注项填写不下，可在备考表中做详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。) 

　　（8）归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。 

　　（9）归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面式样见附件5。 

　　7.装盒。 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 

　　（1）档案盒封面应标明全宗名称。 

　　（2） 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项。。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。 

　　8. 备考表。备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。备考表式样见附录图D5。 

　　（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。也可以是文件目录备注项中加有“*”号标示，需要注释的详细说明。 

　　（2）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 

　　（3） 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。（4） 日期：归档文件整理完毕的日期。 

　　第六条  移交 

　　（一）移交时间。原则上，各部门于次年六月底前向综合办公室移交归档。 

　　（二）移交手续。 

　　（1）归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份，送交综合办公室室检查验收。 

　　（2）综合办公室在接收前，对送交的档案进行严格的质量检查，对不符合规范要求的档案，退回重新整理。 

　　（3）质量检查符合规范要求的档案，经清点无误后，交接双方在归档文件目录上签字盖章，一份退归档部门，一份留综合办公室备查。 

　　第七条  附则 

　　本制度由综合办公室负责解释，自印发之日起执行。