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中国科学院重庆绿色智能技术研究院文书档案建档规范
2015-11-19| 编辑: | 【

  第一条  定义及作用 

  (一)文书档案是指具有保存、利用价值,并已归档的文书材料。文书材料是在党群工作、行政管理和业务管理过程中形成的、以电子和纸制为主要信息记录方式的文件材料。 

  (二)文书档案是机关工作活动的真实记录,是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和质量的必要条件,是维护我院真实面貌的一项重要工作。 

  第二条  职责 

  (一)综合办公室是文书档案的主管部门,负责编制本单位《文书档案分类表》和《文件材料归档范围与保管期限参考表》;检查验收本单位归档文件的质量,依据建档规范对文书档案进行整理编目;督促并指导兼职档案人员做好文件材料的收集、积累、预立卷及归档工作;审定归档文件材料保管期限的划分。 

  (二)各部门负责协助综合办公室督促、检查本部门归档文件的收集、整理、预立卷和归档工作;参与本部门归档文件材料保管期限的划分。 

  (三)各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、积累和预立卷;对部门归档文件进行整理、归档,并对部门归档文件材料保管期限进行初步的划分。 

  第三条  归档范围 

  (一)凡属党、政、工、团工作,各部门在工作中办理完毕的具有考察和凭证作用的文书材料,包括收发文电及其他未经发表登记的文字材料(如会议纪要、总结计划;统计报表、调查报告等),均由承办部门整理后统一归档到综合办公室。 

  (二)文书档案保管期限分为永久、长期(16—50)、短期(15年以下) 

  (三)《中国科学院重庆绿色智能技术研究院归档范围及保管期限》见附件1 

  (四)《中国科学院重庆绿色智能技术研究院不归档范围》见附件2 

  第四条  归档质量要求 

  (一)归档的文件材料应为原件,不得擅自修改或事后补制。 

  (二)归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制,并与原件一并归档。 

  (三)整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 

  (四)未翻译的文件,应译出中文标题,并附简短的内容提要。 

  第五条  归档文件的分类与整理 

  (一)归档文件的分类 

  1.本院归档文件统一采用“年度—问题—保管期限”的方式进行分类。 

  2.《中国科学院重庆绿色智能技术研究院文书档案分类表》见附件3 

  (二)归档文件的整理原则 

  遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用,使归档的文件真实地反映各项职能活动的历史原貌。 

  (三)归档文件的整理方法 

  1.整理单位。归档文件以为整理单位。一般以每份文件为一件,文件的定稿、草稿为一件;正文与附件为一件;文件与文件处理单为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件。报表、名册、图册等应按其原装订方式,一册()为一件。 

  2.修整。有破损的文件,应对其进行修补;超大纸张需按A4纸张大小进行折叠,文件页数较多时,宜单张折叠,以方便归档后的查阅利用。 

  3.装订。归档文件按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后;中文文本在前,外文文本在后;公文处理单在前,文件在后。 

  4.排列。归档文件应在分类方案的最低一级类目内(这里保管期限即为最低一级类目),按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 

  5.编号。归档文件依分类表和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。每份文件用铅笔在文件每页右上角编写页号。 

  1)全宗号:院档案馆给本单位的全宗编号。 

  2)年度:文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 

  3)保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。 

  4件号:文件的排列顺序号。   

  5)问题分类:作为分类类目的问题名称,或其规范化简称。 

  6.目。归档文件依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录式样见附件4 

  1)件号:填写室编件号。 

  2)责任者:制发文件的组织或个人,即文件的形成单位或署名人。 

  3)文号:文件的发文字号。 

  4)题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可依据文件内容自拟标题,标题外加[]号。 

  5)日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日。 

  6)页数:每份归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 

  7) 备注:注释文件需说明的情况。(如某份文件需说明的内容较复杂,目录备注项填写不下,可在备考表中做详细说明,并在目录相关条目的备注项中加*号标示。) 

  8)归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。 

  9)归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面式样见附件5 

  7.装盒。 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 

  1)档案盒封面应标明全宗名称。 

  2) 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、问题、盒号等项。。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用-号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。 

  8. 备考表。备考表置于盒内所有文件之后,用以对盒内文件进行必要的注释说明。备考表式样见附录图D5 

  1)盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁以及保管期限调整等情况。也可以是文件目录备注项中加有*号标示,需要注释的详细说明。 

  2)整理人:负责整理归档文件的人员姓名。 

  3) 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。(4) 日期:归档文件整理完毕的日期。 

  第六条  移交 

  (一)移交时间。原则上,各部门于次年六月底前向综合办公室移交归档。 

  (二)移交手续。 

  1)归档部门兼职档案员将整理好的文书档案和归档文件目录一式两份,送交综合办公室室检查验收。 

  2)综合办公室在接收前,对送交的档案进行严格的质量检查,对不符合规范要求的档案,退回重新整理。 

  3)质量检查符合规范要求的档案,经清点无误后,交接双方在归档文件目录上签字盖章,一份退归档部门,一份留综合办公室备查。 

  第七条  附则 

  本制度由综合办公室负责解释,自印发之日起执行。 

    

 
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