为加强我院会计档案管理，确保会计档案的完整、准确、系统，根据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）和中国科学院《会计档案建档规范》的规定，结合本院的实际情况，制定本办法。
第一章 总 则
第一条 本办法适用于重庆研究院各研究所和各部门。
第二条 本办法所指会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要资料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）合同类：购销合同，技术合同，服务合同及协议等。
（五）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
第三条 会计档案管理的主要任务是：建立和健全会计档案规章制度；设立专职（兼职）会计档案管理岗位，负责会计档案的形成、积累、整理和归档与交接工作。
第二章 会计档案的整理
第四条 会计档案的分类：会计核算材料的分类方法一般采用类别—年度分类法。
第五条 会计档案的整理立卷
会计核算材料整理要区分类别，按照归档范围和要求分别组卷。
（一）会计凭证的整理立卷。
1．会计凭证按记账凭证的编号顺序排列；
2．记账凭证所附的各种原始凭证折叠粘贴要整齐规范，并去除金属物，采用线绳装订或会计档案专用装订机装订；
3．装订后要进行签封处理，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章；
4．凭证封面的各项内容要填写齐全、规范、清楚。
（二）会计账簿的整理立卷
1．不同种类的账簿分别组卷；
2．扉页上单位名称、账簿名称及编号、启用日期、起止页数、经管人员、交接记录、会计主管人员等项目要填写齐全；
3．卷内备考表填写规范；
4．订本式账簿整理时，不得拆除空白页，账内要编有连续页码，封面加贴不干胶标签，并按规范填写单位名称、案卷题名、保管期限、案卷号；
5．活页式账簿整理时，要撤出空白账页，编制页码，进行签封装订，在签封骑缝处加盖经手人印章或财务专用章。
（三）财务报告的整理立卷
财务报告按照《中国科学院文书档案建档规范》组卷。各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或编制人应在报告上签字或盖章。
（四）电算化会计核算材料的整理立卷
1．电算化会计核算材料，应当保存打印出的纸质会计核算材料同磁盘、光盘等磁性介质一并分类整理；
2．打印出的纸质会计核算材料，封面要规范填写，须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。
（五）合同的整理立卷
1．我院对外签订的购销合同、服务合同、维修、工程合同及技术合同均需交一份原件于资产财务处保管；
2．不同种类的合同应分别组卷，按时间、类别等顺序加以编号，并编制合同目录，合同目录应包含序号、合同编号、凭证号、所属卷宗号、标题等内容；
3．每卷宗存档时均应有合同目录，卷宗封面要规范填写，须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章。
（六）装盒
1．将装订好的会计凭证、账簿等由档案人员负责以卷、册为单位填装会计档案盒，并对会计凭证、账簿等分别进行排列编号。
2．编号
一般采用类别—会计年度—案卷号。案卷号编制方法，按年度编写顺序号。
3．案卷目录的编制
每类会计档案应逐卷册分别填写案卷目录一式两份，一份留财务部门备查，另一份随会计档案一同交综合档案室作为交接清册。案卷目录要逐项填写准确、清楚、完整。
第三章 会计档案的使用
第六条 会计档案为本院提供利用，必须办理完备的借阅登记手续。会计档案原则上不得外借，有特殊情况需经资产财务处审核，主管财务院长批准方可外借。
第七条 借阅档案的人员不得在案卷中乱画、标记、折散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出或复制原件，特殊情况须经领导批准。在利用完毕后，必须及时归还，并办理注销借阅手续。
第四章 会计档案的保管
第八条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管，会计报表、合同等1年后，会计凭证3年后，移交综合办档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。
第九条 按要求保存会计软件的全套文档资料以及会计软件程序及打印出的纸质会计档案。妥善保管会计档案，做好防盗、防霉、防鼠、防蛀等工作，对电算化会计档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折等。
第十条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。不同会计资料保管期限如下：
| 序号 | 会计资料名称 | 保管 期限 | 备注 |
| 一、会计凭证类 |
| 1 | 原始凭证（含涉外原始凭证） | 15年 | 重要的涉外原始凭证可酌情延长保管期限。 |
| 2 | 记账凭证 | 15年 | |
| 3 | 汇总凭证 | 15年 | |
| 4 | 其他会计凭证 | 15年 | |
| 二、会计账簿类 |
| 1 | 总账 | 15年 | |
| 2 | 明细账 | 15年 | |
| 3 | 日记账 | 15年 | |
| 4 | 税收日记账（总账） | 25年 | |
| 5 | 现金出纳账 | 25年 | |
| 6 | 银行存款账（含外币存款账） | 25年 | |
| 7 | 固定资产明细账（卡片） | | 固定资产报废清理后保管5年 |
| 8 | 其他会计账簿 | 15年 | |
| 9 | 工资册 | 永久 | |
| 三、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告） |
| 1 | 月、季财务报告 | 3年 | 包括文字分析 |
| 2 | 年度财务报告（预、决算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 3 | 其他财务报告（含税收、经营、管理等统计表） | 15年 | 包括文字分析 |
| 四、其它类 |
| 1 | 会计档案移交清册 | 15年 | |
| 2 | 会计档案保管清册 | 永久 | |
| 3 | 会计档案销毁清册 | 永久 | |
| 4 | 银行余额调节表 | 5年 | |
| 5 | 银行对账单 | 5年 | |
第五章 会计档案的交接
第十一条 资产财务处保管期满后的会计档案，应在每年第二季度前交接到综合办档案室保管，交接的会计档案应当保持原卷册的封装。如个别需要拆封重新整理的会计档案，档案室应当会同资产财务处和经办人员共同拆封整理。
第十二条 交接会计档案时，双方应当按照会计档案交接清册所列的内容逐项清点。交接双方部门负责人和经办人员在交接清册及交接表上签字或盖章。
第六章 会计档案的销毁
第十三条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
一、由综合办会同资产财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
二、院长在会计档案销毁清册上签署意见。
三、销毁会计档案时，应当由综合办和资产财务处共同派员监销。
四、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告院长。
第十四条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第十五条 正在项目建设期间的，保管期满的会计档案不得销毁。
第十六条 本办法由资产财务处负责解释，并自公布之日起执行，原《关于印发档案管理基本办法的通知》（科渝发综办字[2011]36号）中关于会计档案管理的条款同时废止。
附件1
会计档案凭证封面示意图样
| 中国科学院重庆绿色智能技术研究院 记 帐 凭 证 时 间： 20 年 月 日 至 日 册 数：本月共 册 本册是第 册 顺序号：本册自第 号至第 号 |
附件2
会计档案凭证卷脊示意图样
