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中国科学院重庆绿色智能技术研究院借款及报销管理办法
2015-11-19| 编辑: | 【

  为及时准确地进行财务成本核算,加强财务资金管理,避免发生资产流失,特制订本制度。 

  第一条  适用范 

  本制度适用于我院各部门。 

  第二条  借款范 

  对于材料、设备等采购业务,以及存在押金的房屋租赁业务,资产财务处依据合同中的预付款或押金条款直接付款给供应商。 

  对于差旅、会议、招待等日常公务支出,财务不支持借款。应由员工本人使用公务卡消费,后到财务报账,并付刷卡小票作为报销凭据。如果因金额较大,个人承担存在困难的,履行借款手续后直接转账给供应商。 

  如果因特殊情况,需要借款给个人,须根据借款金额履行相应的签批程序后,再到财务借款。 

   第三条  借款人员 

   借款人员应为我院正式在册人员。  

  第四条  借款程序 

  首先,报账人员在网上报销系统填写电子借款单;其次,报账人员将纸质借款单交领导审批;再次,纸质报账单审批后,电子报账单提交财务;最后,财务人员根据审批后的借款单,办理借款手续。 

  借款人工作完毕后,必须及时办理报销手续。报销期限为借款之日起3个月内。逾期不报销又无正当理由的,资产财务处有权停止办理该借款人的所有报销和借款业务,并扣发其工资冲销借款,直至清账为止。 

  借款人因工作调动或者退职离开本院,若有未结清的款项,须由借款人原所在部门指定专人共同到资产财务处办理交接手续,由指定人承担清偿责任,否则资产财务处不得在有关离职手续上签署意见。 

  第五条  其他借款事项 

  一次借现金在人民币3000元以上的(突发事件除外),应至少提前半天通知资产财务处出纳。 

  借款人由于各种原因,所借款项暂时不用,应及时将所借现金或支票退还资产财务处,以确保资金的安全。 

  借款人对所借现金或支票负有保管责任。如有遗失,应及时报告资产财务处并负责协助追查。因此造成的经济损失,由借款人自行承担。 

  资产财务处每年11月底进行往来账款清理工作,“借款人”和“代理人”需积极配合,避免年底大额往来资金存在。 

  第六条  报销范围 

  财务报销范围限于公务支出,任何人不得以工作的名义,报销与工作无关的各种费用。 

  第七条  报销凭证 

  报销凭证含正式发票、财政专用收据和自制原始单据等。报销凭证记载的各项内容均不得涂改。如文字有错误的,可由出票单位重开或者更正,并在更正处加盖出票单位公章及相关人员名章;如金额有错误的,应当由出票单位重开,不得直接更正。从外部取得的付款凭证即发票、收据上的付款单位名称需填写本院的全称,如对方开具的为增值税发票,类型应为增值税普通发票。 

  据以报账的原始票据必须真实、合法,并通过经办人或证明人、审批人签字后才能报销。对手续不齐全或内容不真实、形式不合法的原始凭证,资产财务处有权拒绝办理。发票复印件一律不能作为报销凭证。 

  第八条  报销标准 

  差旅、出国、会议等的费用开支标准,按照国家和我院的有关文件规定执行。除经过相关领导特殊批准外,凡属超标准开支的,超标部分原则上自己承担。如有特殊原因的,应由经办人书面说明理由,经有关部门负责人审核后,视金额经相关领导审批,给予报销。 

  第九条  报销结算 

  因公购买仪器设备、家具用具、办公用品等,凡支出单笔金额在人民币1000元以上的,必须以支票结算或转帐支付,不支持现金结算。 

  第十条  其他报销事项 

  5000元以上的固定资产购置,1000元以上的委托加工外协费、20000元以上专用材料购置,须附有以院名义签订的合同或协议,资产财务处将严格按照合同明文规定的条款及完整的审批手续,办理报销、付款业务。 

  费用内容若为个人提供的劳务或专家咨询费,需按税务部门有关规定,代扣代缴个人所得税。 

  原始单据遗失,当事人应取得对方税务局或出票单位的证明,并加盖出票单位的公章,再按规定办理审批、批准手续进行报销。 

  第十一条  本办法由资产财务处负责解释,自发布之日起执行 

    

 
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